Выбор отеля для командировки для многих не такое простое дело, как кажется. Однако если следовать правильно составленному чек-листу, который будет представлен ниже, то найти подходящее место для проживания на время командировки окажется совсем не сложно.
Критерии выбора
Ответ на вопрос, как выбрать отель для командировки, будет зависеть от многих факторов. Очень важно выбирать гостиницу так, чтобы она соответствовала строгому набору критериев. Здесь поможет составленный нами чек-лист, который пригодится всем, кому предстоит работа в другом городе. Что же необходимо сделать?
- Свериться с положением о командировках. Здесь прописываются правила, которые помогут решить сразу несколько вопросов – на какую сумму можно рассчитывать, какой отель следует выбирать, какой номер окажется идеальным.
- Выяснить всё про отчётные документы. Очень важно, чтобы отель или гостиница, куда вы решите заселиться, могли выдать вам правильно заполненные отчётные документы. Убедиться в такой возможности следует заранее.
- Посмотрите расположение. В рабочую поездку место проживания следует выбирать недалеко от того места, где вам предстоит работать. Если такой гостиницы или отеля нет, тогда необходимо выбирать жильё рядом с остановкой общественного транспорта.
- Изучите условия бронирования и условия проживания. Важно знать, до какого времени проводится заселение и выселение, каковы правила отмены бронирования, есть ли штрафные санкции. Всю необходимую информацию всегда можно найти на сайте выбранной гостиницы или отеля.
- Наличие конференц-зала, если он необходим.
- Проверить на наличие дополнительных сборов.
- Учесть комфорт выбранного номера.
- Изучить отзывы тех, кто уже проживал здесь.
Благодаря этому простому чек-листу вы сможете быстро и просто подобрать правильное место проживание во время деловой поездки в любой населённый пункт.
Документация
Обратите внимание, что для получения возмещения расходов во время поездки вам понадобятся некоторые документы. Поэтому обязательно сохраняйте все чеки, квитанции и договора. Важно, чтобы вся полученная документация была заверена подписями и печатями, в противном случае вам могут отказать в возмещении потраченных личных средств.
Поэтому перед тем, как заселиться, ещё раз уточните этот вопрос – не бойтесь задавать много вопросов. Ведь это касается не только вашего комфорта, но и успешной поездки.
На что обратить внимание
Если цели поездки требуют использования личного транспорта, то у отеля обязательно должна быть парковка. То же самое касается и тех, кому может потребоваться для работы арендованное авто или служебная машина.
Если есть такая возможность, следует обязательно заказать трансфер от места приезда или прилёта до выбранного отеля (гостиницы). Это может значительно сэкономить и деньги, и время.
Важно, чтобы ресепшен работал круглосуточно, так как во время проживания, а особенно если оно будет длительным, у клиента может возникнуть немало вопросов.
Немалое значение имеет и тип электрической розетки. Следует ознакомиться с этим пунктом и отказаться от заселения именно в этот отель, если в его розетках сетевое напряжение не соответствует устройствам, которыми вы пользуетесь.
Наличие прачечной комнаты и утюга с гладильной доской позволит сотруднику всегда выглядеть опрятно и презентабельно. Это особенно важно, если вам предстоит много деловых встреч и на каждой требуется определённый дресс-код.
И, конечно, выбирая хорошее место для проживания, помните о том, что в отеле или гостинице обязательно должен быть банкомат, а также возможность сделать копии всех необходимых вам документов.
Не стоит заселяться в такой отель или гостиницу, где нет выгодных условий для проживания – в первую очередь рекомендуется изучить сайт и прочитать отзывы других клиентов. Если большая их часть носит негативный характер, то и само заведение не отличается комфортом.
Конечно, учесть всё и всегда не получится никогда. Однако основные критерии выбора хорошего номера в гостинице или отеле стоит знать каждому человеку, который отправляется в рабочую командировку, даже если она продлится всего пару суток.